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第一章  總  則

      第一條  為使菏澤投資發展集團有限公司（以下簡稱集團公司）公文處理工作制度化、規范化、科學化，建立規范、嚴謹、高效的公文處理程序，提高公文處理的效率和公文質量，根據《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發〔2012〕14 號）和省、市關于公文處理工作的有關規定，結合集團公司實際，制定本辦法。
      第二條  本辦法適用于集團公司在公務往來中各類紙質、電子公文（包括傳真、電報）。
      第三條  綜合管理部負責集團公司公文處理工作和指導各子公司公文處理工作，各部（中心）指定專人負責本部室公文處理工作。
      第四條  公文處理工作應當堅持實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密的原則。
      第五條  集團公司實現全天候無線移動辦公后，公文在起草、核稿、審稿等環節實行無紙化辦理，除重要、緊急、敏感或涉密事項外，一律通過公司網上辦公平臺處理。
 

第二章  公文種類

      第六條  集團公司常用公文種類及適用范圍：
    （一）決議 適用于董事會按集團公司章程討論決定的重大事項，部署集團公司全局性工作；
    （二）決定 適用于對重要事情或重要行動做出決策和部署、獎懲有關單位及人員、變更或者撤銷子公司不適當的決定事項；
    （三）公告 適用于向集團公司對內或對外宣布重要事項或者法定事項；
    （四）通告 適用于在一定范圍內公布各有關方面應當遵守或周知的事項；
    （五）通知 適用于批轉子公司的公文，轉發上級機關或不相隸屬部門的公文，傳達要求子公司辦理和有關單位周知或者要共同執行的事項、任免和聘用人員等；
    （六）通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或告知重要情況；
    （七）報告 適用于向上級機關或其他行業管理部門匯報工作、反映情況，回復上級部門的詢問；
    （八）請示 適用于向上級機關請求指示、批準；
    （九）批復 適用于批準所屬子公司請示的重要事項；
    （十）意見 適用于對重要問題提出見解和處理方法，可用于上行文、下行文和平行文；
    （十一）函 適用于不相隸屬單位、部門之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項；部（中心）一般業務事項；其他不宜用文件的事項；
    （十二）紀要 適用于記載和傳達會議主要情況和議定事項。
      第七條  集團公司向上級機關行文，常用“請示”、“報告”和“意見”。請求需答復的事項，應當用“請示”；匯報無需上級答復的事項，應當用“報告”；回復對一般問題、事情的看法，應當用“意見”。
 

第三章  公文格式

      第八條  集團公司公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文單位標志、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、發文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發單位和印發日期、頁碼等組成。
    （一）涉密公文應當標注份號，并根據涉密程度標注“絕密”、“機密”、“秘密”和保密期限，一般使用黑體字；
    （二）緊急公文應根據緊急程度分別標明“特急”“急件”，一般使用黑體字；
    （三）發文單位標志應由發文單位全稱或規范化簡稱加“文件”二字，用套紅大字居中印在公文首頁上部；
    （四）發文字號應包括企業代字、年份、序號組成。聯合行文，只標明主辦單位發文字號；
    （五）上行文，應當在首頁標注簽發人姓名，最后寫上聯系人及聯系電話，聯系人為負責該請示事項的責任人；
    （六）公文標題應準確簡要地概括公文的主要內容，標明文種，標題中除法規性文件使用書名號外，一般不用標點符號；
    （七）公文如有附件，應當在正文之后，成文時間之前注明附件順序和名稱；
    （八）除有特定發文單位標志的普發性公文、翻印的公文、紀要和電報外，其他公文應當加蓋發文單位印章，并與署名單位相符。聯合上報公文，可由主辦單位加蓋印章；聯合下發公文，聯合發文單位都加蓋印章；
    （九）成文日期，會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準；領導簽發的，以領導簽發的日期為準；聯合發文，以最后簽發單位領導人的簽發日期為準；一般信函、傳真電報，以發出日期為準；
    （十）主送單位指公文的主要受理單位，應當使用單位全稱、規范化簡稱或者同類型單位統稱；
    （十一）抄送單位指除主送單位外需要執行或知曉公文內容的其他單位，應當使用單位全稱、規范化簡稱或者同類型單位統稱；
    （十二）公文的版式參照《黨政機關公文格式》國家標準（GB/T9704-2012）執行；
    （十三）公文用紙幅面采用國際標準A4型（ 210mm×297mm），左側裝訂。
 

第四章  行文規則

      第九條 行文應當確有必要，講求實效。集團公司對各子公司行文，原則上只發到子公司。
      第十條  公文行文不得越級，因特殊情況必須越級行文的，應當同時抄送被越過的上級機關。集團公司向上級機關、單位行文，原則上主送一個上級機關、單位，根據需要同時抄送相關上級機關、單位和同級機關、單位，但不得抄送下級機關、單位。除上級機關、單位負責人直接交辦的事項，不得直接主送或抄送上級機關、單位負責人和業務科室。請示應當一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。
屬于國有資產出資人職責范圍的事項，集團公司向市國資委行文；屬于公共管理的事務，集團公司向相關政府部門行文，同時抄報市國資委。
      第十一條  公文的編號規則：
    （一）董事會文件及決議
提請股東（市國資委）批準某事項、下發召開董事會會議通知等文件的發文字號為“菏投董發〔2×××〕×號；董事會決議按“菏澤投資發展集團有限公司第××屆董事會第××次（臨時）會議決議”命名，并按年度編號“〔2×××〕×號”，決議后應有參加會議董事簽名。均用“菏澤投資發展集團有限公司董事會文件”專用紙印發。
    （二）監事會文件
參照董事會文件編號規則，使用“菏澤投資發展集團有限公司監事會文件”專用紙印發。
    （三）總經理辦公會議紀要
按年度順序及會議時間編“〔2×××〕第×期”。用“總經理辦公會議紀要”的專用紙印發。
    （四）工作會議紀要
按年度順序編“2×××年第×期 （總期第××期）”。用“菏澤投資發展集團有限公司工作會議紀要”專用紙印發。適用于集團公司高管及以上重要會議、公司領導班子成員主持的重要會議等。
    （五）菏澤投資發展集團有限公司文件
發文字號為“菏投〔2×××〕×號”。用“菏澤投資發展集團有限公司文件”專用紙印發。適用于印發公司有關規章、制度和重要決定，部署全公司工作；向上級主管部門報告、請示工作和呈送意見；對下級單位重要請示事項的批復；以及其它應當以公司名義辦理的重要事項。
    （六）中共菏澤投資發展集團有限公司委員會文件
發文字號為“菏投黨委〔2×××〕×號”。用“中共菏澤投資發展集團有限公司委員會文件”專用紙印發。適用集團于公司黨委傳達貫徹黨的方針、政策，作出重要工作部署；轉發上級黨委的文件；批轉下級黨組織的重要報告、請示。
    （七）菏澤投資發展集團有限公司工會委員會文件
發文字號為“菏投工會〔2×××〕×”號。用“菏澤投資發展集團有限公司工會委員會文件”專用紙印發。
    （八）菏澤投資發展集團有限公司團委文件
發文字號為“菏投團委〔2×××〕×”號。用“菏澤投資發展集團有限公司團委文件”專用紙印發。
    （九）菏澤投資發展集團有限公司信函
發文字號為“菏投函〔2×××〕×號”，用“菏澤投資發展集團有限公司”專用紙印發。
    （十）其他類型的文件
其他類型的文件，根據業務發展和管理需要，另行確定。
 

第五章  公文擬制

      第十二條  公文擬制包括公文的起草、審核、簽發等程序。
      第十三條  公文起草的基本要求：
    （一）符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規，符合公司的利益和其他有關規定。
    （二）從實際出發，主題突出，觀點鮮明，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，字詞規范，文字精煉，篇幅力求簡短。“請示”應當說理清晰透徹，要求明確妥當；“報告”應當綜合情況，敘述完整而簡練；“意見”應當切合實際，有較強的針對性和可靠性。需充分進行論證，廣泛聽取意見。
    （三）公文的文種應當根據行文目的、與主送機關（單位）的行文關系確定。標示公文密級與緊急程度，應事出有因，切合實際。
    （四）公文格式應用規范，結構層次清晰明了。人名、地名、時間、數字、段落順序和引文等應準確，文字、數字、計量單位和標點符號等用法需規范；引用公文應當先引標題，后引發文字號；引用外文應當注明準確、規范的中文含義；日期應當寫明具體的年、月、日，不編虛位。
    （五）公文標題、正文及附件等可使用規范簡稱。文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱，且文內簡稱必須統一。使用國際組織外文名稱或者其規范縮寫形式，應當在第一次出現時注明經國家有關部門審定的中文譯名。
    （六）公文中的數字，除部分結構層次序數和在詞、詞組慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。
      第十四條  公文文稿在簽發前，擬稿人應對行文進行審核，審核的重點是：行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法規定等。
      第十五條  集團公司的發文，設立簽發人制度。
    （一）集團公司對外的發文，按如下安排處理：
向市委、市國資委黨委關于黨務工作的請示和報告，由集團公司黨委書記簽發；向市政府、市國資委的請示，以及必須由集團公司法人代表簽發的文件，由集團公司董事長簽發；向市政府、市國資委關于投資、經營、管理等方面的文件（請示除外），經董事長同意后可由集團公司總經理簽發；向其他上級機關上報的公文，以及其他對外公文，按照集團公司領導班子成員工作分工經董事長同意后由副總經理、總會計師、總經濟師簽發。
    （二）集團公司對內的發文，按如下安排處理：
集團公司內部發文及對子公司的批復文件由集團公司根據工作分工由董事長、總經理簽發。對子公司的其他發文，按照集團公司領導班子工作分工由有關領導班子成員簽發。會議紀要由會議主持人簽發，如涉及其他領導班子成員分管的事項，會議主持人應批請相關領導班子成員核發或報請集團公司董事長簽發。
    （三）有關簽發人因出差或其他原因無法簽發的急件，由綜合管理部請示有關簽發人后，按照董事長、總經理、副總級別的順序，由后者先代為簽發，有關簽發人事后進行補簽。

第六章 公文辦理

      第十六條  公文辦理包括收文辦理、發文辦理和整理歸檔。
      第一節 收文辦理
      第十七條  收文辦理主要程序，包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、辦理、催辦。
    （一）簽收 凡公司收到的各類文件、函件、信件或其他郵件（不含私人信件、包裹和各類報刊雜志），均由文件管理員逐件清點，核對無誤后簽收并注明簽收時間。
    （二）登記 文件管理員對收到的公文，根據發文機關、單位等信息進行分類登記、編號，對公文的主要信息和辦理情況詳細記載，根據公文種類、涉及事項、急緩程度等情況填寫粘貼“文件辦理單”（附件1）或“文件傳閱單”（附件2）。
    （三）初審 文件管理員對收到的公文分類整理后，及時交綜合管理部文秘人員進行初審。初審的重點是：是否應當由本集團公司辦理，是否符合行文規則，文種、格式是否符合要求，是否符合公文起草的其他要求。經初審不符合規定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。
    （四）承辦  綜合管理部文秘人員初審后，根據來文種類、收文主體等，交由綜合管理部負責人提出承辦意見，原則上按以下程序辦理：
1.由綜合管理部接收的市委、市政府、市國資委、市政府各單位（部門）及市委、市政府有關領導批轉的文件、急件、批辦件，或屬重要政策性文件、涉及集團公司經營管理等重大方面的文件以及文件中需集團公司辦理、明確時間節點的，由綜合管理部負責人提出擬辦意見，呈集團公司董事長閱示后，根據批示意見送有關分管領導、具體負責人，部（中心）辦理；其他一般公文按傳閱件請公司副總級以上領導傳閱。
2. 公司領導班子成員及其他部（中心）直接接收的市國資委、市政府各單位（部門）等外來公文，應先送交綜合部文件管理員進行登記編號后再按程序辦理。個別急需辦理的公文，由該部（中心）視情況、按程序向有關分管領導、董事長匯報，經辦人在辦理完畢后應盡快送交文件管理員進行補錄登記、原件存檔。
3.對集團內子公司上報的請示及其他一般性公文，由綜合部按照各部（中心）職責，直接送承辦部（中心）按程序辦理；
4.普發性的法律、法規及政府公文，可訂閱有關政府刊物，或直接印發有關單位執行，不必層層轉發。氣象預警等一般性通知事項，可用電話、傳真、電子郵件、微信通知的，不發正式紙質公文。
    （五）傳閱  根據領導批示和工作需要，文件管理員應及時將公文送傳閱對象閱知或者批示，或通知有關部（中心）領取，并由接收人或領取人簽字確認。文件管理員應當隨時掌握公文傳閱件去向，不得漏傳、誤傳、延誤。
各部（中心）收到的傳閱公文，應在當天閱簽完畢并交回文件管理員處。因工作繁忙，部（中心）領導出差等原因不能按期閱簽的，應先退回文件管理員處，待時間許可時再借閱，以免影響其他部（中心）閱文。對于閱件轉辦件的，有關部（中心）應按前述辦文程序進行辦理。下班后或節假日，除特急件外其他文件原則上不再傳送，特急件由綜合管理部或者公司值班人員負責聯系辦理。
    （六）辦理  部（中心）對交辦的公文，應指定專人負責，并及時辦理。本部（中心）獨立辦理的，屬緊急件的，應即收即辦；屬于一般件的，應在2-5個工作日內提出辦理意見，經集團公司分管領導后辦理；對于可直接起草文稿對來文進行答復的，原則上應在5個工作日內起草完畢，并及時報告集團公司分管領導。對于部分需要一段時間方可辦理完畢的公文，部（中心）可根據本部（中心）工作安排辦理，不受前述時間限制，但應本著效率原則，抓緊辦理。
 對于需要兩個以上部（中心）協作辦理的公文，協辦部（中心）應在主辦部（中心）要求的合理時間內完成，主辦部（中心）收到協辦部（中心）反饋意見后2個工作日內，將匯總的辦理意見經集團公司分管領導同意后辦理。
    （七）催辦  及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。對需要子公司協作的公文，由主辦部（中心）本著講求效率原則，負責與所屬子公司協調、催辦，原則上應在集團公司分管領導簽發之日起7個工作日內辦結；對于要求限期答復的來文，原則上應在來文要求的期限屆滿前2個工作日呈集團公司分管領導審批。
第二節 發文辦理
      第十八條  發文辦理主要程序包括呈批、復核、登記、印制、核發。
      第十九條  呈批 部（中心）送集團公司領導審批的呈批件，部（中心）應按要求填寫《菏澤投資發展集團有限公司發文呈批單》（附件3），按照程序報有關領導審批。
      第二十條  復核 公文印發前，應由經辦部（中心）擬稿人或擬稿部（中心）其他人員負責校對，綜合管理部進行復核。復核的重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范，是否有別字、錯字。
      第二十一條  登記 對復核后的公文，由綜合管理部確定發文字號，并作詳細登記。
      第二十二條  印制 經集團公司領導班子成員審批簽發的公文，經辦人員要在1個工作日內發出，確保公文的質量和時效。
      第二十三條  核發 公文印制完畢，應對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發。
      第三節 整理歸檔
      第二十四條  公文辦完后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和有關規定，擬稿人及時將文件呈批單、公文正文及有關附件交檔案室存檔。
 

第七章 附  則

      第二十五條  集團公司系統內子公司可參照本管理辦法，制定相應的公文處理辦法，并報集團公司綜合管理部備案。
      第二十六條  本辦法自2018年2月1日起執行，由集團公司綜合管理部負責解釋。